İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ

14.02.2025 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan ve Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığınca hazırlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) ile belirli ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazı ile bu işlemlerin gerçekleştirileceği Sistemin işleyişine ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.  Bu kapsamda, belirli şirketler için ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu kılınmıştır.

Tebliğ’in ikinci ve beşinci maddeleri uyarınca;

• 01.2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler,
• Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler, serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler ve
• 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler

1 Temmuz 2025 tarihi itibarıyla ticari defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlüdür.  Bu çerçevede, pay defterleri, yönetim kurulu karar defterleri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterleri elektronik ortamda tutulmalıdır.

Tebliğ kapsamına girmeyen şirketler ise istedikleri takdirde ticari defterlerini elektronik ortama taşıyabilirler.  Ancak, elektronik ortamda defter tutmaya başlayan şirketler, daha sonrasında fiziki deftere dönüş yapamayacaklardır.  Bu nedenle elektronik defter sistemine geçiş kararı dikkatle değerlendirilmelidir.

Elektronik ortamda tutulacak defterler, Ticaret Bakanlığı tarafından geliştirilen Elektronik Defter Sistemi üzerinden oluşturulacak ve yönetilecektir.  Şirketler, yönetim organı (veya yönetici ortaklar) tarafından belirlenecek bir sistem kullanıcısı vasıtasıyla defterlere erişim sağlayacak olup gerektiğinde ilgili mercilere ibraz edilmek üzere sistemde güvenli bir şekilde sağlanacaktır.

Sisteme geçiş süreci, kuruluşundan itibaren elektronik ortamda defter tutacak şirketler ve fiziki ortamdan elektronik ortama geçiş yapacak şirketler için farklılık göstermektedir.  Kuruluşundan itibaren elektronik ortamda defter tutacak şirketlerde, ticaret siciline tescil işlemi tamamlandıktan sonra ilgili şirketin defterleri sistemde eşzamanlı olarak aktif hale getirilecektir.  Öte yandan, halihazırda fiziki ortamda defter tutan ve elektronik ortama geçmek isteyen şirketlerin ise Tebliğ’in Ek-1’inde yer alan karar örneğini kullanarak notere başvuruda bulunmaları gerekmektedir.  Noter, fiziki defterin kapanışını gerçekleştirerek bu durumu fiziki deftere şerh düşecektir ve elektronik deftere geçişle ilgili kullanıcı bilgileri ve kapanış işlemlerini sistemde tanımlanacak ve defterler elektronik ortamda aktif hale getirilecektir.

Burada değinilmesi gereken önemli bir husus, işbu elektronik defter dosyalarındaki kayıtların doğruluğu ve işlemlerin yetkili kişiler tarafından yapıldığının takibi, ilgili şirketin sorumluluğuna bırakılmış olmasıdır.  Bununla beraber, bilgi sisteminin güvenli bir şekilde erişilebilir olması, gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması ise Ticaret Bakanlığı tarafından sağlanacaktır.

Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup şirketlerin bu tarihe kadar gerekli hazırlıkları tamamlamaları gerekmektedir

Sonuç

Tebliğ ile belirli şirketlerin ticari defterlerini elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale getirilmiş olup isteğe bağlı olarak sisteme geçiş yapacak şirketler için de takip edilmesi gereken esaslar hüküm altına alınmıştır.  Elektronik defter sistemine geçiş yapan şirketlerin tekrar fiziki deftere dönüş yapmaları mümkün değildir.  Kapsama giren şirketlerin, Tebliğ’in yürürlüğe gireceği 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren en geç iki ay içinde tamamlaması gerektiğinden bu süreçte şirketlerin, elektronik defter sistemine uyum sağlamak adına teknik altyapılarını güçlendirmeleri, sorumluluklarını yerine getirecek yetkili kişileri belirlemeleri ve gerekli idari düzenlemeleri yapmaları gerekmektedir.  Bu nedenle şirketlerin süreci dikkatle takip etmeleri ve belirtilen süre içinde uyum yükümlülüklerini yerine getirmeleri kritik önem taşımaktadır.